Advokát radí, jaké novinky začnou od října platit u home office

Na deset otázek odpovídá advokát David Šupej z advokátní kanceláře Sedlakova Legal.

Proč musí být dohoda o práci na dálku písemná? Neznamená to, že home office už nebudu moci využít třeba při nemoci dítěte nebo v jiné nenadálé situaci?
Písemná forma obecně zajišťuje vyšší právní jistotu stran – díky ní je zřejmé, jaké podmínky si vlastně ujednaly. V tomto případě je to jistě i z důvodu snahy o vyšší ochranu práv zaměstnance – pokud jsou pravidla na papíře, může se jich snáz domáhat.

Nepravidelnost nebo neočekávanost požadavku na home office, třeba při náhlé nemoci dítěte, není nutně na překážku. V dohodě totiž není nezbytné předem rozvrhnout dny, v nichž bude práce na dálku vykonávána, a je možná například i varianta, že dohoda bude obecná s tím, že konkrétní dny home office se v různých týdnech budou lišit a zaměstnanec si je bude operativně nechávat schvalovat nadřízeným podle potřeby.

Co všechno musí být v dohodě uvedeno? Na co by si měl dát zaměstnanec při jejím uzavírání pozor?
V poslední verzi novely nejsou náležitosti dohody přímo stanoveny. Je tedy na jednotlivých stranách, jak si podmínky upraví. Bude však typicky obsahovat místo výkonu práce na dálku, její rozsah či způsob, jak se budou určovat nebo schvalovat jednotlivé dny, kdy bude zaměstnanec na home office. Dále způsob komunikace, přidělování a kontroly úkolů – na jaké systémy musí být zaměstnanec během práce připojen, aby například mohl spolupracovat s kolegy.

David Šupej Vystudoval právnickou fakultu Masarykovy Univerzity. Během studia absolvoval praxi na Nejvyšším správním soudu či na Radě vlády České republiky pro lidská práva. Od složení advokátních zkoušek působí jako spolupracující advokát advokátní kanceláře Sedlakova Legal. Věnuje zejména softwarovému právu, právu duševního vlastnictví a pracovnímu právu.

Dohoda bude dále obsahovat rozvržení pracovní doby (zda ji bude určovat zaměstnavatel, nebo to bude na zaměstnanci v režimu § 317 odst. 4 zákoníku práce) i způsob, jak se bude pracovní doba evidovat. V dohodě budou nejspíš také základní podmínky týkající se bezpečnosti a ochrany zdraví při práci, připomenutí povinnosti zaměstnance čerpat přestávky nebo dodržovat dobu, kdy výkon práce není možný (to se týká například vyloučení možnosti práce v noci). Pro zaměstnavatele může být důležité i zajištění IT bezpečnosti na home office.

Je zaměstnavatel povinen vyhovět žádosti o home office zaměstnancům pečujícím o děti mladší devíti let či o osoby závislé na pomoci druhých nebo těhotným ženám? Jaké mohou být důvody zamítnutí?
Zaměstnavatel nemá vůbec povinnost vyhovět. Pouze v případě zamítnutí žádosti musí rozhodnutí písemně odůvodnit. Podle mého názoru postačí například i sdělení, že práci na dálku pro určité pozice vůbec neposkytuje, že by mu to mohlo způsobit provozní problémy a podobně.

Zdůvodnění může být jakékoli, pokud nepřekročí zákonné meze – nesmí být například postaveno na diskriminačních základech nebo vycházet z nerovného zacházení se zaměstnanci.

Jak bude zaměstnanec nárokovat hodinový paušál na práci z domova? Musí o příspěvek žádat?
I při práci na dálku má zaměstnavatel povinnost zajistit evidenci odpracovaných směn. Odpracované hodiny tak budou vyplývat z této evidence, stejně jako kdyby zaměstnanec pracoval z kanceláře. Od toho se bude odvíjet i částka paušálu. U náhrady nákladů při práci na dálku budou existovat tři režimy.

Zaměstnavatel a zaměstnanec se mohou písemně dohodnout, že se paušál vůbec poskytovat nebude. Nebo že budou hrazeny jen skutečně prokázané náklady, což je administrativně složité a v praxi hůře použitelné. A konečně – bude-li to písemně sjednáno nebo to bude vyplývat z vnitřního předpisu zaměstnavatele, bude mít zaměstnanec nárok na paušál.

V režimu paušálu nemusí zaměstnanec o vyplacení zvlášť žádat. Paušální částka bude náležet za započatou hodinu práce a její výši stanoví ministerstvo práce a sociálních věcí vyhláškou – podobně, jako to funguje například u cestovních náhrad.

Bude se příspěvek na home office danit? Jak?
U paušálu budou dvě možnosti. Pokud ho bude zaměstnavatel poskytovat v zákonné výši (podle vyhlášky MPSV), částka nebude podléhat dani z příjmu. Pokud bude vyplácet paušál vyšší, vše, co bude nad částku stanovenou MPSV, bude danit.

Na jaké domácí náklady přesně se příspěvek vztahuje?
Novela počítá s tím, že bude-li se poskytovat paušální částka, platí, že zahrnuje náhradu veškerých nákladů, které zaměstnanci při výkonu práce na dálku vznikly. Pokud by měl zaměstnanec výdaje vyšší, mohl by zaměstnavatele požádat o změnu hrazení, a to na režim skutečně prokázaných nákladů.

Budou zaměstnavatelé ochotni platit vyšší částky? Pokud zaměstnanec usoudí, že náklady má vyšší, třeba kvůli drahému internetovému připojení, energiím...?
To nejsem schopen posoudit. Osobně se domnívám, že pokud stále platí, že práce na dálku je především benefit pro zaměstnance, bude snahou zaměstnavatelů dohodnout se na neposkytování náhrad.

Paušál jinak míří na spotřebu energií. Pokud by zaměstnanec používal vlastní vybavení, stále platí § 190 zákoníku práce o náhradách za opotřebení vlastního vybavení. Sjedná-li zaměstnavatel, popřípadě vnitřním předpisem stanoví nebo individuálně písemně určí podmínky, výši a způsob poskytnutí náhrad za opotřebení vlastního nářadí, zařízení nebo jiných předmětů potřebných k výkonu práce zaměstnance, poskytuje mu tuto náhradu za dohodnutých, stanovených nebo určených podmínek.

Může zaměstnavatel vyplácení náhrad nějak podmínit, třeba místem výkonu práce na dálku? Platí například i pro chalupu či hotel?
Paušál je vázán na výkon práce na dálku, nikoli na konkrétní místo. Nárok na paušál by tedy zaměstnanec měl podle mého názoru i tak, stejně jako na mzdu za odpracovanou dobu. Nicméně pokud by pracoval z jiného místa, než které bylo sjednáno, šlo by o porušení dohody z jeho strany. To by mohlo vést i k tomu, že s ním zaměstnavatel dohodu o výkonu práce na dálku ukončí, případně mu může dát i výtku pro porušení pracovních povinností.

Může zaměstnavatel paušál za home office odmítnout hradit?
Nárok na paušál může vyplývat buď z písemné dohody se zaměstnancem, nebo z vnitřního předpisu. Pokud není ani jedno a chybí i písemný doklad o tom, že se náhrada vůbec poskytovat nebude, má zaměstnanec vždy možnost chtít náhradu ve výši skutečně prokázaných nákladů.

Pokud do zaměstnání dojíždím, díky home office zřejmě ušetřím na jízdném. Může tím zaměstnavatel argumentovat?

Home office je benefit, který sám o sobě šetří zaměstnanci čas a výdaje na cestu, takže bych plně rozuměl tomu, pokud by zaměstnavatel navrhoval vyloučení náhrady nákladů právě s tímto odůvodněním. Jinak je samozřejmě na zaměstnavateli, jak k tomu v mezích pravidel zákoníku práce přistoupí.