Mám dovolenou, ale ne zástup. Jak si volno užít a na práci nemyslet?

Letos v létě tráví čas na dovolené víc lidí než loni. V anketě pracovního portálu Profesia.cz 64 procent respondentů loni uvedlo, že v létě mít volno nebudou. Polovina z nich kvůli finančním důvodům. Oproti tomu na letošní léto si nenaplánovala dovolenou pouze pětina dotázaných.

Zvláště pro kancelářské profese to ale není ta nejveselejší zpráva. Pro ty, kdo mají své projekty, vedou každoměsíční agendy či pracují na samostatných úkolech, to většinou znamená si své volno takzvaně „napracovat“.

Za dva dělají několik dní před odchodem na dovolenou a podobné tempo je čeká po návratu na pracoviště. Stejně jsou na tom i menší pracovní týmy, které musí absenci svých kolegů vykrývat zvýšeným úsilím ostatních.

„Zaměstnanci to řeší různě – dovolenou si berou maximálně na dva až tři dny nebo si na chalupu či zájezd berou služební telefon a notebook,“ říká Martina Jandečková ze vzdělávací společnosti MgC Group. Pár dní ale k odpočinku nestačí, podle odborníků by si měl zaměstnanec aspoň jednou ročně vzít dva a víc týdnů volna naráz.

„Jestliže mají zaměstnanci ve větší míře tendence na dovolené pracovat, může to poukazovat na jisté slabiny v organizaci firmy nebo v delegování pracovních povinností. Vyhýbejte se myšlenkám na vlastní nepostradatelnost a nestresujte se. Krátkodobá nepřítomnost v práci by neměla funkčnost dobře zorganizovaného týmu nijak ohrozit,“ říká Tomáš Mertlík ze společnosti Batist Medical. Jak to tedy udělat, aby člověka před dovolenou nebo po ní pracovní povinnosti nezavalily?

Plánujte před odjezdem

Klíčová je příprava, která stejně jako jakýkoliv jiný pracovní úkol prověří vaše manažerské schopnosti. „Prvním krokem je včasné informování kolegů a klientů, že budete mít dovolenou, hodláte nepracovat, a pokud je třeba cokoliv odpracovat, je na to čas od do, tedy v přesně určeném termínu,“ radí Martina Jandečková.

Rozhlédněte se po kanceláři. Kdo z kolegů už na dovolené byl a kdo nejezdí v létě vůbec nikam? Právě tito lidé vám nejspíše vyhoví, pokud budete potřebovat na dny volna záskok.

„Vedoucí to nechal na nás, takže jsme si v kanceláři vytvořili dvojice, které se vzájemně vykrývají. Já mám obvykle víc dovolené s dětmi o prázdninách, jezdíme k rodičům na chatu a k moři, kolega mívá zase první dva lednové týdny vyhrazené na lyžařský pobyt v Alpách. Takže si dokážeme vzájemně vyhovět,“ říká projektantka Tereza Hladíková.

Ani šéfové oddělení či majitelé firem v tom nejsou sami, ale na dovolenou musí myslet už několik měsíců dopředu. „Jste-li ve vedoucí pozici, ‚vychovejte‘ si někoho z podřízených, kdo vás může v nutných případech zastupovat, respektive dokáže některé věci během vaší nepřítomnosti převzít či odpracovat – delegujte,“ poznamenává koučka Martina Jandečková.

Poslední směna

Je těžké se soustředit na práci, když už zítra odjíždíte na cesty, ale poslední den v práci trochu soustředění vyžaduje. Je potřeba například nastavit v mailu automatickou odpověď.

„Před odjezdem na dovolenou zadejte do poštovního klienta oznámení, že jste mimo kancelář, a uveďte kontaktní údaje a jméno osoby, na kterou se mohou lidé v naléhavých případech obrátit. Aby vás to nelákalo, je dobré na laptopu zavřít aplikaci poštovního klienta, u mobilního telefonu vypnout nejen náhledy příchozích e-mailů, ale i všechna oznámení,“ doporučuje Jan Dvořák, ředitel Počítačové školy Gopas. Samozřejmě můžete ve vzkazu i doplnit termín, kdy zase budete v kanceláři.

A na návrat myslete i v dalších krocích. „Připravte si seznam úkolů, které bude třeba udělat po dovolené – nebudete pak muset vymýšlet plán, jak na to,“ radí koučka Jandečková. A protože už máte plán, dopředu víte, že minimálně půl dne budete pracovat na všech urgentních věcech – od vyřizování mailů až po dotahování zakázek. Na první den tak neplánujte žádné porady, školení nebo schůzky… Těch budete mít dost i v kuchyňce či kantýně, když budete kolegům vyprávět, jak jste se na dovolené měli.

… a je po dovolené

Dva týdny utekly jako voda a vy se vracíte mezi kolegy. Je lepší se nejprve vrhnout na nevyřízenou korespondenci, nebo raději prozkoumat, jak to dopadlo s tou či onou zakázkou?

„Nejdříve se sejděte se svým zástupem – zjistěte, co se za dobu vaší nepřítomnosti odehrálo – co je vyřízené, co si musíte převzít zpět a v jaké je to fázi, co čeká na vás,“ říká Martina Jandečková.

Jakmile získáte přehled o tom, co se v době vaší nepřítomnosti dělo, projděte si e-mail a zprávy hned třiďte. „Co lze vyřídit do pěti minut hned vyřizujte, ostatní naplánujte na později,“ má tip Martina Jandečková z MgC Group.