Podle mezinárodního průzkumu softwarové a informační společnosti RescueTime, kterého se zúčastnilo přes 50 tisíc lidí, je hlavním důvodem nesoustředění takzvaný multitasking neboli schopnost řešit více úkolů najednou.
Tedy například to, že při psaní pracovního e-mailu si rychle překlikneme na kontrolu Facebooku, podíváme se do kalendáře, vyřídíme jeden hovor a pak se vrátíme zpět k rozepsanému e-mailu. Jenže právě to brání zaměstnancům dosáhnout plného soustředění na jeden úkol.
Podle průzkumu totiž trvá zhruba devět minut, než se opět zkoncentrujeme na úkol po přerušení. A pokud nás něco na sociálních sítích nebo v e-mailu hodně zaujme či rozruší, vrátíme se k původnímu úkolu dokonce až za 23 minut. Mezi tím totiž ještě uděláme jednu až dvě jiné činnosti.
„Pokud řešíme více úkolů najednou, dochází k tříštění naší pozornosti. Tím, že náš mozek musí zvládat koordinaci více věcí souběžně, ztrácíme schopnost myslet do hloubky a kreativně. Zvládneme tak sice více úkolů najednou, nicméně daleko méně kvalitně,“ říká Gabriela Kodenková ze společnosti Talentica.cz, podle níž čím více jsme obratnější v multitaskingu, tím více selháváme při kreativním řešení úkolů.
Může se hodit |
S tím souhlasí i kouč Vladimír Tuka: „Častá změna činnosti i snaha dělat více věcí najednou vede ke snížení výkonnosti, zvýšení chybovosti a růstu únavy. Při každé změně činnosti přepínáme pozornost z jedné věci na druhou, což vyžaduje dost energie. Mozek totiž musí porozumět, přiřadit již uložené informace o věci, ponořit se do tématu, zabránit rozptylování, reagovat a rozhodovat se. Dobře víme, jak bývá těžké se vrátit zpět tam, kde jsme před rozptýlením byli. Mnohem lepší je věnovat se ve vyčleněném časovém úseku jedné věci a dělat ji pořádně. I když asi všude povinností a práce přibývá a nevíme, kam dřív skočit, jistá míra soustředění na zadaný úkol se dá natrénovat,“ říká Vladimír Tuka, zakladatel centra koučinku NeuroLeadership.
Podle něj výsledky průzkumu potvrzují informace vědců, že na jednu věc jsme obvykle schopni se soustředit 20 až 30 minut, často dokonce méně, v závislosti na tom, jak nás předmět pozornosti baví. „Pak je vhodné pozornost zaměřit, byť jen krátce, na něco jiného. Pokud možno na něco, co mozek zpracovává jinak než to, čím se právě zabýváme. Například pokud připravujeme zprávu, koncepci, je užitečné vstát a projít se, zadívat na hezký obrázek. Mozek si tak může na chvíli odpočinout. Méně vhodné je pro odpočinek psaní SMS zpráv, nebo chatování na internetu,“ doplňuje Tuka.
Pomůže psycholog nebo školení zaměstnanců
E-mail a rychlé posílání zpráv přes různé aplikace mají za cíl zvýšit produktivitu práce tím, že zkracují celkovou dobu čekání na odpovědi. Jenže ve skutečnosti tyto aplikace často vedou k přetížení komunikace. Zaměstnanci totiž používají v průměru čtyři aplikace pro texty, telefonní hovory, webové schůzky, skupinové chaty či videokonference.
„Zaměstnavatelé proto musí pomoci svým zaměstnancům naučit se ovládat veškeré digitální požadavky ve smyslu stanovení priorit. Manažeři mohou pracovníkům pomoci stanovit, jak často kontrolovat zprávy, které příchozí zprávy vyžadují okamžitou odpověď a které mají nízkou prioritu. Pak získají soustředěnějšího pracovníka,“ vysvětluje Gabriela Kodenková.
Psycholožka Alexandra Hrouzková nabízí také řešení. „Pokud problém pociťuje zaměstnanec, který si uvědomuje, že kvůli nutkavému kontrolování textových zpráv a sociálních sítí dělá přesčasy a nosí si práci domů, doporučuji vyhledat psychologa či kouče, který mu pomůže najít způsob, jak zvládat svou práci efektivně v pracovní době a jak kvalitně odpočívat. Pokud problém pociťuje zaměstnavatel, může pomoci proškolení zaměstnanců v tématech pracovní pozornosti a výkonu a také přenastavení procesů v rámci organizace.“
