Šéf rychlými tahy črtá na tabuli plány na příští týden, kolegyně po levé straně vyřizuje své obvyklé ranní SMS, kolega na pravoboku se uložil do pozice ani leh, ani sed, asistentka naproti zívne, když do zasedačky zadýchaně dorazí poslední člen týmu s omluvou, že „jednička měla zase zpoždění“. Porady, jak je známe z dob předcovidových, jsou pryč, ale máme nové. Onlinové.
V hlavní roli kamera
Připojit se na online poradu včas a ideálně se zvukem a obrazem, který se takzvaně neseká, bylo jednou z prvních pracovních výzev loňského jara. Někdy zazlobila technika, jindy osazenstvo.
Nejste spokojeni se svým šéfem? Najděte si novou práci na internetovém portálu jobDNES.cz |
„Ne každý účastník online porad si v prvních měsících zapnul kameru, ať už z osobních nebo z technických důvodů. Časem jsme si používání kamery určili jako ‚povinné‘,“ říká Jiří Komár, ředitel digitální marketingové agentury Advisio. S prodlužujícími se týdny na home office a bez kamery totiž hrozilo, že kolega už nepozná kolegu.
„Přijali jsme za tu dobu spoustu nových spolupracovníků. Přece jen je na poradě jiná atmosféra, když vidíte, koho máte před sebou, než když máte pocit, že mluvíte do zdi,“ pokračuje Jiří Komár.
Ale ani když už se všichni vidí, neznamená to, že jde vše hladce. „Nejproblematičtější je sladění všech účastníků porady. Ne vždy se podaří přimět pasivní kolegy, aby si ztlumili mikrofon a svým ťukáním do klávesnice nenarušovali průběh porady. Jednou z častých potíží je skákání si do řeči, kdy nakonec nikdo nic neslyší,“ doplňuje jej Michal Hotmar z Rim.cz.
A tak zanedlouho vznikla v řadě firem nová funkce – moderátor online porady. Někdy jej zastane vedoucí, jindy vybraný kolega se zvučným hlasem, který dokáže diskusi řídit. „Lidé si do online diskuse přinášejí způsoby a reakce, jako kdyby byli na živé schůzce – mluví přes sebe, reagují najednou, mají dotazy anebo problémy s porozuměním,“ vysvětluje komplikace Petr Skoč, obchodní ředitel LemonPay, stravenkové a elektronické benefitní karty.
Porady podle něj probíhají mnohem plynuleji, když má prezentující k dispozici co-host/moderátora. „Pomáhá odbavovat dotazy, reaguje na chat, posílá soubory, sjednocuje a rekapituluje informace a pomáhá se sekundárními podpůrnými procesy k hladké prezentaci,“ doplňuje Petr Skoč.
Pravidlo dvou pizz
Spíkra využívá na poradách také pražská a středočeská pobočka Všeobecné zdravotní pojišťovny, která má na 780 zaměstnanců. Všichni se samozřejmě nezapojují do diskusí najednou. Ale i menší týmy se raději na online diskuse drobí na ještě menší.
„Efektivita diskuse se podle mých zkušeností výrazně snižuje při vyšším počtu osob. Pokud chceme dosáhnout přínosné interakce, pak není vhodné organizovat setkání se zapojením více než patnácti osob,“ říká Jan Bodnár, ředitel regionální pobočky VZP.
Kolik lidí na jedné obrazovce je už moc, záleží také na typu porady. „U informativních schůzek není potřeba počet účastníků omezovat. Několik lidí hovoří, zatímco ostatní poslouchají, popřípadě pokládají otázky, pokud je potřeba cokoliv upřesnit,“ míní Sandor Bodnár z personální agentury Hays.
Pro schůzky typu workshop nebo debatně zaměřené meetingy jsou efektivnější menší skupiny. „Slavné ‚pizza‘ pravidlo Jeffa Bezose může být příkladem – na meetingu by nemělo být víc lidí, než kolik jich zvládnete nakrmit dvěma pizzami – tedy šest až osm lidí vidím jako ideální počet,“ doplňuje Sandor Bodnár.
Komu nebyla po chuti rozvláčnost běžných porad, ten online schůzky vítá. Jsou totiž rychlejší. A má to své důvody. „Porada je totiž limitována časem – na rozdíl od příjemné osobní schůzky či prezentace, která se může protáhnout na dvě hodiny, je u online schůzky poměrně přesně očekávatelné, že po jedné až půldruhé hodině klesne pozornost a soustředění,“ má vypozorováno Petr Skoč z LemonPay.
Na drué straně jinde přiznávají, že je těch drobnoschůzek více. „Určitě je to způsobeno tím, že se nevídáme v kanceláři. Dřív jsme se potkali na chodbě nebo v kuchyňce a při přípravě kávy jsme stihli vyřešit spoustu věcí. Teď tato možnost není, takže se vše řeší online,“ vysvětluje Jiří Komár z Advisio.
A taky si každý účastník musí do času porady započítat i přípravu na ni – a to nejen obsahově, ale i technicky. „Technické potíže nám většinu meetingů protáhnou o 10 až 15 minut,“ prohlašuje Michal Hotmar z Rim.cz.
Řeči o počasí a dětech
Na poradách se jenom nepracuje – schůzky členů týmu slouží taky k tomu, aby se shrnulo, co kdo udělal dobře, komu zatleskáme, co naopak nedopadlo podle očekávání. Své místo mají také vtípky na adresu řečníků, drobné poťouchlosti, zkrátka to, co poradu dělá poradou.
„Doporučuji začít meeting se small talks (krátkou nezávaznou konverzací – pozn. red.) a projevit zájem o osobní život kolegů. Všichni jsme svým způsobem izolovaní a je fajn sdílet své pocity s ostatními. Porady jsou také více odlehčené a efektivnější,“ myslí si Daniela Hůdová, marketingová manažerka realitní společnosti Daramis.
Zcela nový zvyk při online poradě si vytvořili v digitální agentuře Advisio. „Ozvláštněním, které uvolní hned na začátku atmosféru, je nepochybně štěkající pes našeho vedoucího kreativního týmu. Tento pes se na začátku každé videokonference nikdy nezapomene připomenout. Je to už takový rituál, na který se všichni těší,“ poznamenává Jiří Komár.
Humor se hodí vždycky. „Lidem může pomoci na chvíli zapomenout na všední starosti. Smích vždy uvolní napětí monotónní schůzky a pomůže lidem načerpat potřebnou energii,“ povzbuzuje Sandor Bodnár.
„Je třeba dobré začínat poradu s hudbou, spustit písničku, která definuje blížící se začátek, a lidé vědí, že se za tři až pět minut začíná, připraví si nápoje a vše potřebné pro nerušený průběh,“ radí Petr Skoč.
Mezi čtyřma očima
I v online světě ale platí zlatá pravidla, která ctíme v tom reálném. Když se chválí, tak přede všemi, když se vytýká, tak mezi čtyřma očima. Co se pochvaly a kritiky týče, nevidíme rozdíl mezi online poradou a osobní poradou – ani v jednom prostoru nekritizujeme jednotlivce před celou skupinou,“ tvrdí Viera Uríková ze společnosti Kaufland.
„Sdílení úspěchů nebylo nikdy dříve tolik důležité. Zaprvé udržuje dobrou motivaci a zadruhé, nyní se nevídáme tak často osobně a obvyklé příležitosti k poskytování zpětné vazby jsou nižší. Tyto příležitosti je třeba kompenzovat. Ovšem všeho s rozumem – nadužívání veřejné chvály snižuje její hodnotu,“ myslí si Sandor Bodnár z Hays.
Když se slaví týmový úspěch, je potlesk namístě i v online prostředí. „Někdy je nahrazen emoji ikonami (srdíčko, aplaus), při individuálních pochvalách je lepší projevovat je v chatu tak, aby série gratulací nenarušila koncept schůzky a nedojde k jejímu prodlužování,“ poznamenává Petr Skoč z LemonPay.
Tam, kde si ale na veřejný aplaus nepotrpěli, nezavádí jej ani na obrazovkách. „Nikdy jsme si netleskali během fyzického setkání, neděláme to ani online. Vždy na poradě probereme, co se událo, co je potřeba udělat do příštího setkání, a poradu ukončíme. Výtky nebo pochvaly u nás vždy řeší nadřízený s podřízeným osobně, ostatní lidé se do problému nezatahují,“ říká Daniela Hůdová z Daramis.
Jaká vychytávka při online poradě se vám osvědčila?
|
