Nejapné vtipy i citlivá data. Dávejte pozor, co v práci tisknete

Projekt Canonu nazvaný (Ne)bezpečná kancelář odhalil, že to nebývají jen výjimečné přešlapy, ale jde o široce rozšířený problém, protože 70 procent zaměstnanců tiskne více než 10 stránek denně a 53 procent lidí odnáší pracovní dokumenty mimo kancelář, kde mohou snadno padnout do nesprávných rukou.

Okolo 77 procent Čechů stále archivuje důležité dokumenty ve fyzické podobě v šanonu, což je velmi riskantní, protože jakmile se vytisknou, stávají se mnohem náchylnější ke ztrátě či zneužití.

A zhruba 52 procent zaměstnanců sdílí tiskárny s šesti nebo více kolegy, což sice ekonomicky dává smysl, ale představuje to zvýšené bezpečnostní riziko.

Anketa: Jaký byl můj největší pracovní omyl či trapas

Kam až mohou tyto chyby vést? Nejde jen o nechtěné nálezy interních marketingových plánů nebo osobních poznámek z pracovních schůzek. Může jít i o strategické firemní listiny, jako jsou analýzy konkurence, nebo dokonce dokumenty týkající se budoucích akvizic firmy, které by mohly při úniku způsobit společnosti obrovské škody.

A problém se netýká jen kanceláří. „Na vysoké škole jsem párkrát nalezla u tiskárny testy, které tam zapomněli profesoři,“ říká studentka jedné z pražských vysokých škol.

Hlídat je třeba i elektronická data

Řešení přitom existuje. „Je to digitalizace firemních procesů. Dnešní cloudová řešení, jako je například uniFLOW Online, umějí dokumenty ihned po naskenování uložit a automaticky roztřídit podle kategorií, v nichž se snadno vyhledává. Citlivé materiály směřují do personálních složek a přístup k nim mají pouze povolaní. Vedení firmy má zároveň možnost kontrolovat, kdo a jak s dokumentem zachází, a to i v situaci, kdy zaměstnanec pracuje na dálku mimo kancelář,“ říká Jitka Štědroňová ze společnosti Canon.

„A pokud se dnes ještě někdo bojí, že cloud je náchylný ke ztrátě dat, měl by vědět, že odborníci mají přesně opačný názor. Vzhledem k tomu, že není potřeba budovat síť a udržovat vlastní servery, je cloud bezpečným způsobem ukládání dokumentů a odolá všem běžným hackerským hrozbám,“ dodává Štědroňová.

KVÍZ: Víte, jak funguje cloud? Znáte nejnovější fígle hackerů v online světě?

Navíc už je dnes možné podepisovat i bez vytištění i smlouvy – třeba skrze program DocuSign. Výhodou je, že v momentě podpisu mohou být strany klidně tisíce kilometrů od sebe.

„Snažíme se minimalizovat použití papíru a prioritně chráníme data zasílaná klientům v elektronické podobě hesly. Papírové dokumenty nejsou tištěny přímo a hned, ale jsou vydány až po ověření identity uživatele, jenž je na tiskárnu poslal. Znamená to, že se musí fyzicky dostavit na místo tisku, identifikovat se jako oprávněná osoba a vytištěné papíry si odebrat. Dokumenty také před tiskem vždy povinně klasifikujeme podle jejich důvěrnosti, aby bylo zřejmé, zda jde o interní či veřejné informace,“ vysvětluje Eva Svobodová, tisková mluvčí Uniqa pojišťovny, kde citlivá data střeží nejmodernější technologie.

„Každý rok mají také zaměstnanci povinné školení o nakládání s citlivými nebo osobními údaji. Základní pokyn je, že pokud už u tiskárny objeví nějaké citlivější dokumenty, mají je ihned na místě skartovat, případně je předat na oddělení IT a datové bezpečnosti. Jinak s nimi naložit nesmějí a vždy platí povinnost mlčenlivosti.“

Základem ochrany dat jsou tedy nejen technologie, ale i lidský faktor, jak poukazuje také Peter Vavrda, CEO společnosti ALPHA CZECH: „Největší chybou, kterou zaměstnanci dělají, je připojení bez VPN a používání neznámých sítí pro práci s citlivými daty,“ říká.

11 rad, jak tisknout bezpečně

1. Vždy si ověřte, že tisková úloha byla úspěšně dokončena a všechny vytisknuté dokumenty byly vyzvednuty.
2. Používejte tiskárny, které vyžadují osobní přístupový kód nebo ID zaměstnance.
3. Pokud to jde, využijte tiskárny s funkcí šifrování dat, aby byly informace chráněny i během přenosu k tiskárně.
4. Nastavte tiskárny tak, aby automaticky mazaly tiskové úlohy z paměti po určité době nečinnosti nebo po dokončení tisku.
5. Ujistěte se, že tiskárny jsou postaveny v místech, kde je možný dohled a která nejsou snadno přístupná návštěvám nebo jiným neautorizovaným osobám.
6. Vzdělávejte zaměstnance v důležitosti ochrany citlivých informací, včetně správného zacházení s tiskovými úlohami.
7. Nainstalujte do počítačů bezpečnostní software, který monitoruje a řídí tiskové úlohy, aby se zabránilo úniku citlivých dat.
8. Uchovávejte všechny citlivé dokumenty v uzamčených skříňkách nebo jiných bezpečných úložištích.
9. Podporujte osvědčené pravidlo, že zaměstnanci musí každý den před odchodem z práce uklidit stoly a odstranit všechny tištěné materiály.
10. Využívejte skartovačky pro bezpečné zničení nepotřebných nebo zastaralých tištěných dokumentů.
11. Upravte procesy ve firmě tak, aby tisk byl využíván pouze tehdy, když je to nezbytné, a povzbuzujte zaměstnance k digitalizaci dokumentů, kdykoliv je to možné.