Odcházím z firmy. Co se bude dít s mým pracovním mobilem a e-mailem?

Zaměstnavatel mi při nástupu do práce zřídil e-mailovou adresu na mé jméno, dostal jsem však výpověď, jak musí teď firma naložit s mým pracovním e-mailem?
Pokud jste používali pracovní e-mailovou adresu, která obsahuje vaše jméno, tedy například jmeno.prijmeni@firma.cz, je tato e-mailová schránka považována za váš osobní údaj, a proto k ní má zaměstnavatel ze zákona pouze omezený přístup. Schránka sice patří firmě, nikdo však nemůže volně nahlížet do vašich zpráv, protože jde o součást vašeho soukromí. Zaměstnavatel tedy musí postupovat podle pravidel GDPR.

Co může zaměstnavatel ohledně e-mailu požadovat a kdy může tuto schránku smazat?
Před odchodem z práce byste měli být požádáni, abyste si ze schránky vymazali soukromé e-maily a pracovní záležitosti předali svým kolegům. Ideální je také nastavit automatickou odpověď, která informuje o vašem odchodu a uvádí, na koho se mohou nově odesílatelé obracet. Tyto kroky firmě pomáhají předejít nutnosti nahlížet po vašem odchodu do zpráv.

Po ukončení pracovního poměru by pak měla firma vaši e-mailovou schránku smazat. V případě potřeby může být schránka zaměstnance dočasně archivována, ale jen po přiměřenou dobu, obvykle tři měsíce, po které dojde k jejímu definitivnímu smazání.

Změní se pravidla u zkušební a výpovědní doby, rodičovské či u výplaty

Když odevzdám pracovní mobil, co se bude dít s telefonem a mobilním číslem?
V případě, že jste využívali pracovní telefon nebo SIM kartu, musí zaměstnavatel po skončení pracovního poměru i zde postupovat podle pravidel GDPR. Vaše telefonní číslo, pokud je spojeno s vaší osobou, se považuje za osobní údaj. Po skončení pracovního poměru by proto mělo být ideálně deaktivováno nebo přesměrováno na jiného pracovníka.

Před tím, než firma mobil znovu použije, by měla veškerá vaše data včetně těch uložených na SIM kartě bezpečně odstranit. Pokud jste měli povoleno používat pracovní telefon i pro soukromé účely, firma by vám měla umožnit stáhnout vaše osobní data, než telefon a SIM kartu vymaže.

Může se stát, že dostanu výpověď a zaměstnavatel mi vůbec nedovolí stáhnout si z mobilu soukromé kontakty a z e-mailu smazat soukromou korespondenci?
Ano, i taková situace může nastat, zpravidla tehdy, když dojde k nečekanému ukončení pracovního poměru, například okamžitou výpovědí. Zaměstnavatel může v takovém případě mít pádný důvod nahlédnout do vaší e-mailové schránky. V ten moment totiž převažuje oprávněný zájem firmy nad vaším právem na soukromí. Nicméně zaměstnavatel by měl postupovat obezřetně a prohlížet jen e-maily týkající se pracovních záležitostí.

Když nastoupím do nového zaměstnání, je povinností zaměstnavatele informovat mě, jak bude s mým e-mailem a pracovním mobilem nakládat, pokud by došlo k ukončení pracovního poměru?
Povinnost, jak nakládat s touto svěřenou pracovní elektronikou, určují pravidla GDPR. Každopádně je ideální, když firma předem jasně stanoví pravidla, jak bude s pracovními e-maily a telefonními čísly po odchodu zaměstnanců nakládat. Vy budete mít jistotu, že vaše osobní údaje jsou v bezpečí, a firma zajistí kontinuitu práce bez porušení vašich práv. Tento postup pomáhá oběma stranám – firmě udržet plynulý chod, a vám zajistit respektování vašeho soukromí i po skončení zaměstnání.

Na mobil, který jsem používal ve firmě, bych si rád ponechal. Jak to řešit?
Služební telefonní čísla jsou obvykle registrována na zaměstnavatele v rámci firemních smluv s telekomunikačními operátory. Tato čísla jsou považována za součást firemního majetku a jsou často spojena s obchodními kontakty a procesy společnosti. Ponechání čísla tedy není automatické a jeho převod na zaměstnance závisí na souhlasu firmy.

Pokud máte zájem o ponechání služebního čísla, informujte zaměstnavatele co nejdříve, ideálně měsíc před ukončením pracovního poměru. Dohodněte se se zaměstnavatelem na podmínkách převodu čísla a sepište písemnou smlouvu, která bude obsahovat všechny náležitosti včetně případných poplatků a odpovědnosti za data spojená s číslem.

Tento proces pak vyžaduje koordinaci i s telekomunikačním operátorem. Převod čísla přitom může být spojen s určitými poplatky a nutností vyrovnání smluvních závazků firmy. Například pokud číslo spadá pod dlouhodobou firemní smlouvu či firemní tarif, může být nutné splnit podmínky vypovězení smlouvy nebo její úpravy.