Průzkum, který udělal český startup myTimi, by byl pro zasmání, kdyby to nebyla pravda. Až čtyřicet procent zaměstnanců se v něm přiznalo, že si v práci vyřizuje své osobní záležitosti. Co nevyřídí sami, nejčastěji přehodí na partnera nebo na matku a ze všech možných úkolů nejčastěji odkládají úklid. Čehokoliv.
A právě takové postesknutí z kanceláře, co vše se ještě musí ten den udělat a dodělat, vedlo Jana Skovajsu k nápadu vytvořit virtuálního asistenta. Služebníka Timiho, na kterého přehodí všechny otravné záležitosti, které zdržují od práce, rodiny, zkrátka relaxu.
„Nejvíce jsme se inspirovali u asistentek v klasické práci, kde jsme si říkali, že by bylo skvělé mít někoho takového na soukromý život,“ říká zakladatel startupu, který virtuálního asistenta nabízí už více než pěti tisícům uživatelů. Od ledna 2018, kdy se služba naplno rozjela, Timíci pomohli s více než 15 tisíci úkoly. „Ušetřili jim tak skoro rok a půl čistého času,“ pochvaluje si Skovajsa.
Timi se mezi zaměstnance dostane většinou tak, že si asistenta nejdříve otestuje šéf a pak jej objedná i svým podřízeným. „Službu jsem si nejdříve vyzkoušel sám, a pak jsem se rozhodl zařídit to jako benefit i pro naše zaměstnance. Počet úkolů, které mohou čerpat, obvykle nemáme zastřešené,“ říká Matěj Turek ze startupu Trisbee.
„Co pro vás můžu udělat?“
Timiho mohou lidé zaměstnat téměř vším. Může vám třeba vyzvedávat děti, obstarat pochůzky po úřadech, vyřídit živnost či pojistnou událost nebo vystát frontu na tradičně „nesehnatelné“ lístky do Dejvického divadla.
„Překvapuje nás, že je myTimi schopný pomoci i se složitějšími úkoly a zorganizovat náročnější věci. Proto na něj přehazujeme i některé oblasti našeho podnikání, jako je například grafika, asistence, kurýři apod. Zaměřujeme se především na vývoj, proto je pro nás klíčové šetřit čas,“ poukazuje Matěj Turek.
Může se hodit |
Muži si z něj nejčastěji dělají „sekretářku“. Virtuální asistent pro ně vyřizuje maily, překládá, zadává data do systému a podobně. Ženy zase Timiho posílají přezout gumy na autě či s ním zajet do myčky. Virtuální asistent jim shání kroužky pro děti, kadeřníka, gynekologa či uklízečku, svěří mu i organizaci večírků nebo zařizování bytu.
„Zaměstnanci obvykle zadávají jeden až pět úkolů za měsíc. Pozorujeme v tom celkem jednoduchou pravidelnost, nejprve lidé zkusí jeden úkol, pak znovu jeden a po třetím už si zvyknou na delegování některých věcí a používají benefity více. Každý si zvykne na určitý typ úkolu a ten pak obvykle využívá pravidelně,“ říká zakladatel myTimi Jan Skovajsa.
Některé firmy obdarují službou zaměstnance neomezeně, jiné nastaví každému třeba tři hodiny měsíčně. „Většina našich zaměstnanců je se službou spokojená a reálně tím ušetří své nervy. Nejde totiž ani tolik o čas, jako spíše o to, že se tímto způsobem zbavujeme věcí a činností, které nechceme vůbec řešit,“ pochvaluje si Pavel Šíma z analytického startupu Roivenue.
Naučte se delegovat
Nejnáročnější je začátek. Služba je zpočátku obtížná hlavně pro ty, co neumějí přesně zadat poptávku. „S úkolem jsem si poprvé taky lámala hlavu. Nechala jsem si udělat itinerář výletů na prodloužený víkend v zahraničí. Podruhé to bylo jednodušší. Měla jsem před sebou úkol, na který jsem neměla čas – vybrat a doručit dort jako překvápko do práce příteli – a rovnou jsem zadávala,“ vysvětluje jedna z klientek startupu.
S virtuálním asistentem můžete komunikovat v podstatě hned po mailu, messengeru, jakmile si na úkol vzpomenete. Ozve se dispečer, který úkoly hned rozdá Timíkům podle jejich zkušeností a dovedností. „Řeknete, co očekáváte, doladíte drobnosti, aby byl úkol splněn na jedničku. Taky s Timíkem dohodnete, kdy bude úkol hotov, a hrubý odhad, kolik to bude stát. Většinou se trefí do střední hranice,“ popisuje jedna z uživatelek.
Pokud se zákazník naučí pracovat s jedním člověkem, většinou po čase začne zadávat úkoly přímo jemu. „Nicméně většina zákazníků preferuje flexibilitu a nevázání se na jednoho člověka,“ říká Jan Skovajsa.
Vysokoškolák na plný úvazek
Virtuální asistent dokáže pomoci i při velmi osobních až delikátních záležitostech. Klienti mu svěřují plnou moc i svá osobní data. Například pokud chtějí vyřídit trvalý pobyt, živnost nebo pohlídat děti doma. „Za Timiho vždy ručí firma, jsme také pojištěni. Obecně většina našich častějších uživatelů byla u nás v kanceláři a část zaměstnanců zná. Kdykoliv náš zákazník chce, může se s námi setkat osobně,“ doplňuje zakladatel startupu.
A kdo se vlastně za Timíkem skrývá? „Když chcete poskytovat dobrou službu, tak musíte velmi důkladně vybírat i zaměstnance. V našem případě takové, kteří rádi věci organizují, nachází řešení, jsou flexibilní,“ říká Jan Skovajsa.
Všichni jsou vysokoškoláci, jejich průměrný věk je 28 let a tři čtvrtiny z nich pracují jako asistenti na plný úvazek.
„Pokrýváme celou ČR virtuálními službami, kurýr pokrývá zatím jen Prahu. V tuto chvíli jsou všichni zaměstnanci v Praze, nicméně větší část je původně mimopražská,“ říká o svých lidech Skovajsa.
Už teď spolupracují s padesáti českými firmami a počet úkolů narůstá každý měsíc až o dvacet procent.
Asistent ve světě
O tom, že je po podobných službách poptávka, vypovídají i zahraniční zkušenosti benefitové společnosti Sodexo. „Na velkých zahraničních trzích Sodexo nabízí služby consierge. Tedy asistenční služby, které zaměstnancům pomáhají s každodenními mimopracovními povinnostmi tak, aby se mohli více soustředit na svou práci.
Typicky se týkají hlídání dětí, ale také péče o seniory, tedy většinou rodiče zaměstnanců,“ popisuje Tereza Knířová ze Sodexo Benefity. Asistenti, které firmy platí v benefitních programech, pomáhají s přípravou jídla, lehkým úklidem, nákupy nebo doprovodem k lékaři.
Služby asistentů využívají zejména v USA, Velké Británii nebo Francii. „Tento trend ale začíná být patrný i na českém trhu a například úklid domácností svým zaměstnancům nabízí čím dál více firem,“ poznamenává Knířová.
A s čím se naposledy musel popatřit český Timík? „Pravidelně shání lístky na představení do divadel, před kterými lidé ve frontě dokonce stanují, jako jsou Dejvické divadlo, Viola nebo Divadlo Járy Cimrmana, a před časem také sháněl kněze, který by narychlo oddal pár na zelené louce,“ usmívá se nad netradičními úkoly Jan Skovajsa.
Jak to vidí Timík... Virtuální asistent českého startupu myTimi není jen tak někdo. Než se firma rozhodne ho přijmout, projde několika koly výběrového řízení, osobnostními testy a testy rychlosti. Většina se také dorozumí až dvěma světovými jazyky. „Jedná se o dost nestereotypní práci,“ říká Monika alias virtuální asistentka Timi.
Jak se k práci dostala? „Přes Startupjobs.cz jsem odpověděla na inzerát. Pak si mě pozvali, prošla jsem několika koly výběrového řízení a několika koly testů a voila... je ze mě Timík,“ říká Monika. Dnes plní nejrůznější úkoly. „Nejvíce mě baví celková různorodost a komplikovanost práce. Vyžaduje hodně soustředění a také schopnost zvládnout hodně úkolů naráz. Každý den děláme něco jiného.“
