Vypněte kameru, začíná offline. Home office mnohde končí

Home office nás naučil ledacos. Poprat se s technikou, vlastním pracovním režimem, dorozumět se se šéfy i kolegy přes kameru. Naučili jsme se správně sedět při online poradách, co kdy říkat, jak argumentovat šéfovi a přitom nerušit ostatní… Jenomže podstatná část podniků chce své lidi zpět do kanceláří nebo minimálně na takzvaný hybridní model, tedy část týdne odpracovat v kanceláři a část doma.

A tak si musíme znovu zvykat. Třeba na kolegy, které teď na poradách uvidíme zase tváří v tvář. „I když schůzky a prezentace na dálku v našem pracovním životě určitě zůstanou zastoupené ve vyšší míře než před pandemií, vracíme se zpět i k živému prezentování face-to-face. To by se ale od virtuální prezentace mělo v řadě aspektů lišit,“ upozorňuje Jan Dvořák, výkonný ředitel Počítačové školy Gopas.

Kdy obecenstvo zpozorní

Podle odborníků je v představování projektu před publikem přítomným na místě a online prezentací značný rozdíl. Liší se v tom, jakými prostředky udržujeme pozornost, jak musíme poskládat obsah sdělení i jaká gesta používáme. „Nedá se říct, že by jedno z nich bylo jednodušší nebo složitější – spíš každá podoba vyhovuje někomu jinému, každá má svá pozitiva i negativa,“ míní Jan Dvořák.

Loni na jaře šéfové viděli chyby při virtuálních prezentacích docela přesně. „V úvodních fázích přinášeli lidé do online prezentace způsoby a reakce, jako kdyby byli na živé schůzce. Mluvili přes sebe, reagovali najednou, měli spoustu dotazů anebo problémy s porozuměním – což samozřejmě rušilo zvuk a prezentaci pro všechny,“ říká Petr Skoč, obchodní ředitel LemonPay. Při školení tváří v tvář ale budou dotazy, bezprostřední reakce či námitky zase in.

Živé publikum dokáže dobrý řečník po pár větách zaujmout a strhnout. „Výhodou prezentace před lidmi je fakt, že máte plnou pozornost svých posluchačů. Využijte toho, vystavte svůj projev na příběhu, měňte tempo i výraz, vezměte do hry dotazy kolegů,“ nabádá Jan Dvořák. V živé debatě je jednodušší reagovat na otázky a zkušení mluvčí toho umějí obratně využívat, například ve chvíli, kdy pozornost kolegů upadává.

V online komunikaci je tato „interaktivní hra“ mnohem složitější. „Mluvčí si musí dopředu důkladně zvážit, kolik a jakých dotazů připustí při samotné prezentaci, aby se nerozdrobilo hlavní téma a celá diskuse se neposunula k řešení okrajových problémů,“ vysvětluje Jan Dvořák.

Zápolení s časem

Při online výkladu navíc velice rychle klesá pozornost. „Lidé se vydrží s plnou pozorností věnovat tématu přibližně 5 minut. Potom mají tendenci začít dělat něco jiného – hlídat příchozí maily nebo bloumat po internetu,“ poznamenává ředitel počítačové školy.

Ukažme si to na příkladu cíleného pokládání dotazů kolegům. Je to jedna ze silných zbraní pro oživení prezentace. Moderátor si jednak udělá přehled o tom, jak lidé jeho přednášce rozumí, a jednak je tak nenápadně „vtáhne do hry“. V online diskusích tento moment zdaleka tak silně nefunguje, zejména u prezentací a schůzek s velkým počtem účastníků.

Naopak silnou stránkou mluvčího před kamerou je čas. Právě s ním zápolili šéfové po přechodu lidí z kanceláří na home office nejčastěji. Záhy všichni totiž zjistili, že školení, porady a všemožné prezentace se protahují o dlouhé desítky minut.

„Lidé, kteří měli za sebou často i několik online konferencí, měli vždy tendenci začít malinko později kvůli technickým problémům, což často protahovalo schůzky a vedlo až ke kolapsu kalendářů a sjednaných termínů,“ vzpomíná na prvotní problémy Petr Skoč z LemonPay.

Za pár měsíců se ale lidé poučili co a jak. Prezentace dostaly mantinely: zvlášť je čas na nerušený projev, zvlášť čas vymezený na dotazy. „Výrazným zlepšením bylo, že se začala používat funkce ‚zvednout ruku‘, to znamená přihlásit se o slovo kliknutím, ne mluvením do prezentace,“ poznamenává Petr Skoč. Jinde se dotazům vyhradí pouze chat.

Pusťte si to znovu

Kolik lidí se natrápilo sestavením a vyladěním všech počítačových komponentů tak, aby viděli a slyšeli a byli vidět a slyšet. Zato mohli prezentaci po síti „ošidit“ o různé slovní kličky a rozvíjení myšlenek. Online prezentaci sluší větší zestručnění, mluvčí může jít rovnou k problému. „Jednou z výhod online schůzek je u moderních videokonferenčních řešení možnost jednoduše je archivovat a k projednávanému obsahu se kdykoliv vrátit. Podklady je možné díky cloudu jednoduše sdílet, není třeba je složitě ukládat a posílat,“ říká Michal Černý ze společnosti Audiopro.

Naopak u živých prezentací je potřeba věnovat velkou pozornost tomu, co si jejich účastníci odnesou. Právě tento rozdíl zaznamenali například studenti vysokých škol, kteří si pochvalovali možnost pustit si přednášku ještě jednou nebo zopakovat místa, kterým nerozuměli.

„Mně osobně se tento školní rok studovalo mnohem lépe, protože jsem si po domluvě s kantorkou její přednášky nahrál a pustil si je znovu, abych lépe porozuměl celé problematice. Docela rád bych v tomto stylu pokračoval i dál,“ říká Tomáš z druhého ročníku Fakulty elektrotechniky Vysokého učení technického v Brně.

Velká versus malá gesta

Přechod do online světa odhalil mezi kolegy i další paradox. Kdo měl doposud ostych hovořit před živým publikem, měl při prezentaci před počítačem ještě větší stud. „Nechtěli překřikovat ostatní, jejich názory a postřehy, ač byly i velmi hodnotné, tak zanikaly,“ vysvětluje Petr Skoč z LemonPay.

Ale i s touto vlastností si technologie poradily. „Dostali možnost psát své postřehy do chatu nebo poslat hodnocení ve zprávě po poradě, aby měli komfortní komunikační kanál,“ prozrazuje vychytávku pro ostýchavé Petr Skoč.

Na druhou stranu – právě stydlivějším řečníkům počítač nahrává. V podstatě stačí, aby si pohlídali světlo při prezentaci a oční kontakt. Nikdo už nevidí, jak nervózně šoupají nohama nebo drtí o sebe zpocené dlaně.

To mluvčím před živým publikem jde o víc. Jestliže nechcete posluchače svým projevem rozčilovat, musí být v souladu to, co říkáte a jak u toho stojíte, jak se tváříte, jakou gestikulací řeč doplňujete. Je třeba hlídat pohybové stereotypy, vystupovat klidně, ale i dynamicky, když si to téma vyžaduje.

„Velkou většinu informací totiž vnímáme podprahově – náš mozek zpracuje řádově desítku milionů informací za sekundu, vědomě zpracovává jen asi 40 z nich. A právě tyto nevědomé vjemy rozhodují o tom, nakolik řečníkovi věříte a budete ho vnímat,“ poučuje Jan Dvořák ze školy Gopas.

Mimoverbální projevy neboli takzvaná řeč těla je dvojsečná zbraň. „Při živém kontaktu pomohou získat sympatie, povzbudit pozornost posluchačů, pokud s nimi umíte zacházet. Na druhou stranu nevýrazný projev řečníka v online podobě tolik nediskredituje, pokud nabídne zajímavě technicky a dobře věcně zpracované téma. Proto virtuální prezentace mnoha lidem, kteří nevěří svému projevu nebo jsou uzavření, vyhovuje mnohem lépe. Živý projev lze ale natrénovat, jen to vyžaduje dlouhodobější úsilí,“ říká Jan Dvořák.